Lo primero sería recomendarte usar un programa de facturación tan genial como FacturaDirecta que se encargará de numerar tus facturas correctamente, pero si quieres encargarte tú de esta tarea, te cuento cómo hacerlo.
Las facturas que emites, es decir, las que tú envías a tus clientes, deben llevar un número correlativo. Es decir: cada factura que emitas debe llevar el número siguiente al que llevaba la anterior. No puede haber:
Números repetidos: Los números deben ser únicos dentro del año en curso.
Saltos de numeración: No puede haber huecos o saltos de numeración. Vamos que después del 1 va y el 2 y luego el 3...
Fechas desordenadas: El orden de los números debe seguir el orden de las fechas de factura. Es decir, las facturas de hoy no pueden tener un número menor a las de los días anteriores. En este punto es donde hay más fallos, porque no se presta atención a la fecha de la factura.
Este sistema está pensado para evitar picarescas y facturas falsas. En una inspección te pueden sancionar por tener la numeración mal, así que es mejor hacerlo bien desde un principio. Un buen programa de facturación te numerará las facturas bien de forma automática.
Series
Para organizar mejor tus facturas puedes usar series de numeración.
Una serie de numeración es una clave que añades al número de factura para indicar que sigue su propia numeración correlativa. Si emites facturas desde varios sitios o con programas distintos o por otras razones organizativas, puedes usar una serie distinta para cada caso. El código de cada serie te lo puedes inventar.
Por ejemplo, puedes tener una serie TIENDA y una serie ONLINE para poder hacer las facturas de los distintos canales de forma independiente.
El número inicial de cada serie lo puedes decidir al empezar tu actividad o el 1 de enero de cada año. Puedes elegir cualquier número, no tiene por qué ser el uno.
Ejemplos
Caso 1
1 enero Factura A/2 ✓BIEN La primera del año puede tener cualquier número
2 enero Factura A/1 ❌ MAL Debería ser la A/3 porque la anterior era la A/2. Las fechas son importantes!
3 enero Factura B/1 ✓ BIEN Al ser de otra serie puede repetir número
Caso 2
1 enero Factura A/1 ✓BIEN
5 enero Factura A/2 ✓BIEN
8 enero Factura A/4 ❌ MAL Debería ser la A/3. No puede haber huecos.
Preguntas frecuentes
Tengo que anular o borrar una factura emitida, ¿Cómo lo hago? ¿Me quedará un hueco en la numeración?
La solución buena es emitir una factura rectificativa y conservar la factura mal emitida. Así queda constancia del error y su rectificación y la numeración no se ve alterada.
¡Ups! Tengo la numeración mal. ¿Qué puedo hacer?
Si ya tienes la numeración mal, no hay mucho que puedas hacer ya que las facturas enviadas al cliente no se pueden modificar nunca. En caso de inspección se tendrán que numerar de forma correcta y justificarlo.
¿Encaja contigo?
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