Cómo justificar los gastos del vehículo como autónomo
Si eres autónomo y utilizas un vehículo para desarrollar tu actividad profesional, es fundamental que conozcas cómo justificar correctamente los gastos asociados a su uso, ya que la Agencia Tributaria impone ciertos requisitos para que estos gastos sean deducibles tanto por IVA como por IRPF.
Así que en este artículo te explicamos cómo hacerlo correctamente.
1. Requisitos para deducir los gastos del vehículo
Para que los gastos derivados del uso del vehículo sean deducibles, lo más importante e indispensable es acreditar que el vehículo está afecto a la actividad profesional. Dicho esto, existe una diferencia ante la deducción de estos gastos según nos refiramos a IVA (modelos 303) o, IRPF (Declaración de la Renta).
Respecto la Ley del IVA (artículo 95.Tres) establece que:
Existe una presunción de afectación del 50% en el uso del vehículo para la actividad económica. Es decir, si Hacienda decide retirar el gasto, tendrá que aportar pruebas admitidas en Derecho conforme el grado de afectación es inferior o directamente inexistente. Por lo tanto, con esto podemos decir que si únicamente deducimos el 50% por IVA y nada por IRPF no tendremos problemas mayores con Hacienda.
*Comentar que en caso de que no se nos haya informado de un porcentaje de afectación mayor, este es el criterio por defecto que se tiene en cuenta desde Abaq.
Respecto la Ley del IRPF (artículo 22) establece que:
La afectación del vehículo debe ser exclusiva para la actividad económica para poder deducir el 100% de los gastos asociados en el IRPF. Esto significa que si el vehículo se utiliza también para fines personales, aunque sea de manera ocasional, Hacienda podría considerar que no se cumple el requisito de afectación exclusiva y, por lo tanto, rechazar la deducción de estos gastos en el IRPF.
Dicho de otra manera, para que los gastos del vehículo sean deducibles en su totalidad en el IRPF, se debe demostrar que el uso es únicamente profesional. En caso de que no se pueda acreditar dicho uso exclusivo, lo recomendable es no deducir estos gastos en el IRPF para evitar problemas y sanciones con Hacienda.
Es importante tener en cuenta que, a diferencia del IVA, donde existe la presunción del 50%, en el IRPF la carga de la prueba recae totalmente en el contribuyente. Así que, desde Abaq, en caso de que la afectación del vehículo no se pueda justificar de forma exclusiva a la actividad, recomendamos no deducir nada por IRPF y únicamente aplicar el 50% por IVA (opción aplicada por defecto en Abaq).
2. Cómo justificar el uso del vehículo en la actividad profesional
Para poder deducir gastos como combustible, reparaciones o seguros, es imprescindible que el vehículo esté vinculado a la actividad profesional. Algunas formas de justificación incluyen:
Factura con identificación del vehículo: En cada factura de combustible o reparación, debe aparecer la matrícula del vehículo.
Registro de kilometraje: Un registro detallado de los desplazamientos profesionales, indicando fechas, trayectos y propósito del viaje.
Contrato de renting o leasing: Si el vehículo está alquilado a nombre del autónomo para uso profesional, también es un documento válido.
Publicidad en el vehículo: Si el coche lleva rotulación publicitaria de la empresa, refuerza su uso empresarial.
Otros medios de prueba: Como citas con clientes, albaranes de entrega o cualquier documento que demuestre que el vehículo se usa para la actividad económica.
3. Consecuencias de no justificar correctamente los gastos
Si la Agencia Tributaria, a través de un requerimiento, detecta que los gastos no están correctamente justificados, podría denegar la deducción y exigir el pago de las cantidades indebidamente deducidas, con su correspondiente sanción y recargo.
En conclusión, es fundamental que los autónomos con vehículo afecto a su actividad económica recopilen y conserven toda la documentación necesaria para justificar su uso profesional.
Si tienes dudas, en Abaq podemos ayudarte a gestionar correctamente estos gastos para evitar problemas con Hacienda, pues como ya sabes... ¡nos especializamos en hacerte las cosas más fáciles!
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