Si eres autónomo y has recibido un requerimiento de Hacienda solicitando justificantes adicionales sobre tus gastos deducibles, es fundamental conocer qué documentación debes aportar para respaldar cada gasto correctamente.
A continuación, te explicamos cómo hacerlo.
1. Documentación imprescindible para justificar gastos
Para que un gasto sea deducible, debe cumplir con los siguientes requisitos:
Estar vinculado a la actividad económica.
Estar justificado documentalmente (seguir leyendo...).
Estar registrado en tu contabilidad o libros de ingresos y gastos (de esto nos ocupamos nosotros, ¡así que no te preocupes!)
La documentación básica que debes presentar incluye:
Factura completa: Es el documento principal que justifica el gasto. Debe incluir todos los datos obligatorios (nombre o razón social, NIF, concepto, base imponible, IVA, etc.).
Justificante de pago: Dependiendo del caso, Hacienda puede solicitar pruebas de que el gasto ha sido efectivamente abonado. Algunos ejemplos son:
Extracto bancario donde se refleje el pago.
Recibo domiciliado o justificante de transferencia.
Ticket de pago con tarjeta de crédito o débito.
2. Casos en los que Hacienda puede solicitar justificantes adicionales
Hay determinados gastos que pueden ser objeto de mayor revisión por parte de Hacienda (suelen ser gastos difíciles de justificar). En estos casos, puede ser necesario aportar documentación adicional:
Gastos de suministros en caso de teletrabajo: Si deduces parte de los gastos de luz, agua, gas o internet, podrían requerir facturas, contratos y justificantes de pago a tu nombre, así como una explicación del criterio de imputación (porcentaje afecto a la actividad).
Vehículos y combustible: En caso de deducir gastos de un vehículo, deberás demostrar que su uso es exclusivo para la actividad (por ejemplo, con un contrato de renting o leasing a nombre del negocio, un libro de registro de kilometraje, rotulación del vehículo o en definitiva, cualquier tipo de prueba que sea admitida en derecho). También te solicitarán los datos del vehículo (matrícula y titularidad a tu nombre) así como su correlación con los ingresos de tu actividad.
Para este caso, puedes consultar nuestro otro artículo donde damos más detalles sobre cómo justificarlos de la mejor manera.
Dietas y viajes: Hacienda puede solicitar tickets, facturas de alojamiento, justificantes de desplazamiento (billetes de tren, avión, peajes, etc.) y extractos bancarios. Recuerda que todos estos gastos deben pagarse con tarjeta o en su defecto por cualquier método de pago electrónico con el cual se pueda identificar su pagador, pues es un requisito indispensable para justificar que hemos soportado dicho gasto.
3. Recomendaciones para evitar problemas
Guarda todos los documentos durante al menos 4 años, ya que Hacienda puede inspeccionar periodos anteriores.
Asegúrate de que las facturas cumplen con los requisitos formales. No se aceptan tickets o facturas simplificadas en la mayoría de los casos, así que en la medida de lo posible... ¡pide factura!
Organiza los justificantes de pago y asócialos a sus respectivas facturas.
Si necesitas ayuda para gestionar tus requerimientos de Hacienda, en Abaq estamos aquí para asesorarte. No dudes en consultarnos para resolver cualquier duda o recibir apoyo en la presentación de tu documentación, ¡pues nos especializamos en hacerte las cosas más fáciles!
¿Encaja contigo?
Regístrate ahora y pásate a la gestoría
digital PRO para autónomos